Privacyverklaring

Versie 1.0 — januari 2025

postcode-service.nl hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

postcode-service.nl
KvK-nummer: 54662885
Vestigingsplaats: Amsterdam
E-mail: info@postcode-service.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe u gebruik maakt van onze diensten, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Accountgegevens

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Bedrijfsnaam (indien opgegeven)
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

Betalingsgegevens

  • Facturatiegegevens (naam, adres, btw-nummer)
  • Betaalstatus en abonnementsgegevens
  • Betalingen worden verwerkt via Mollie Payments B.V.; postcode-service.nl slaat geen volledige betaalkaartgegevens op

API-gebruiksgegevens

  • Aantal API-calls per periode
  • Tijdstip van API-verzoeken (voor rate limiting en facturatie)
  • IP-adressen in server access logs (maximaal 14 dagen bewaard)

Communicatiegegevens

  • Inhoud van e-mailcorrespondentie via info@postcode-service.nl

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de genoemde rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

  • Aanmaken en beheren van uw account
  • Verlenen van toegang tot de API
  • Verwerken van betalingen en abonnementen
  • Versturen van facturen en betalingsherinneringen

Gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f AVG)

  • Bewaken van de stabiliteit en veiligheid van de dienst
  • Detecteren en voorkomen van misbruik
  • Verbeteren van de dienstverlening op basis van gebruiksstatistieken (geanonimiseerd)

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

  • Bewaren van factuurgegevens voor de fiscale bewaarplicht (7 jaar)

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

  • Versturen van commerciële e-mails over updates of nieuwe functies, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming altijd intrekken via de uitschrijflink in de e-mail of via info@postcode-service.nl.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

  • Accountgegevens: zolang uw account actief is. Na verwijdering van uw account worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.
  • Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar na het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
  • API-gebruiksgegevens (logs): maximaal 90 dagen voor geanonimiseerde statistieken; IP-adressen in serverlogs maximaal 14 dagen.
  • E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact.

5. Delen van gegevens met derden

postcode-service.nl verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met de volgende categorieën verwerkers, uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden:

  • Mollie Payments B.V.: voor de verwerking van betalingen. Mollie is gecertificeerd als PCI DSS Level 1 service provider en verwerkt betalingsgegevens conform de AVG. Zie ook het privacybeleid van Mollie.
  • Hostingprovider: onze hosting- en infrastructuurprovider heeft toegang tot serverdata in het kader van beheer en onderhoud. Hiervoor is een verwerkersovereenkomst gesloten.
  • E-maildienst: voor het versturen van transactionele e-mails (facturen, betalingsberichten, magic links).

Alle verwerkers zijn contractueel verplicht uw gegevens te beschermen en uitsluitend te gebruiken voor de overeengekomen doeleinden. Doorgifte buiten de EER vindt niet plaats, tenzij er passende waarborgen zijn getroffen.

6. Beveiliging

postcode-service.nl treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Hieronder vallen onder andere:

  • Versleutelde verbindingen via TLS/HTTPS voor alle datacommunicatie
  • Versleutelde opslag van wachtwoorden (bcrypt)
  • Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know principe
  • Regelmatige back-ups van de database

Bij een datalek dat een hoog risico oplevert voor betrokkenen, zullen wij u hierover zo snel mogelijk informeren en het lek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Cookies en analyses

postcode-service.nl maakt gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, zoals sessiecookies voor het ingelogd blijven in het klantportaal. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.

Wij maken geen gebruik van tracking- of advertentiecookies van derden. Eventuele bezoekersstatistieken worden geanonimiseerd bijgehouden, zonder het plaatsen van cookies of het vastleggen van IP-adressen.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Recht op verwijdering (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
  • Recht op beperking (art. 18 AVG): u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
  • Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
  • Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u contact opnemen via info@postcode-service.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.

9. Klacht indienen

Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet op de juiste manier verwerken? Dan vernemen wij dit graag via info@postcode-service.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Wijzigingen

postcode-service.nl behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een duidelijke melding op de website. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina. Voor vragen kunt u contact opnemen via info@postcode-service.nl.